La génesis de los documentos

La génesis documental se podría definir brevemente como el proceso en diferentes fases de la vida activa del documento. Así, el documento es consecuencia de un espacio de tiempo entre diferentes fases: la actio (es el nacimiento del acto jurídico) y la conscriptio (su puesta por escrito). Una última fase es la traditio (fin del proceso de elaboración documental y entrega del documento). Estas fases las explicamos a continuación.

La actio es un acto jurídico donde se declara la voluntad por la cual una o varias personas pretender suscitar, confirmar, modificar, entender los derechos y las obligaciones y a crear un recurso si el derecho es amenazado. La actio está dividida en cinco partes sin que existan unas más importantes que otras y sin ser necesario que en cada acción jurídica tengan lugar todas ellas. Las partes de la actio son:

·         Petitio. La petitio es la petición puesta por escrito o realizada de manera oral, presentada y dirigida a una autoridad por el futuro beneficiario de un acto o por su representante legal para que se realice en su favor una decisión. Si la petitio nace como consecuencia de una petición por parte de una de las partes interesadas, esta puede reflejarse en la redacción del documento en la formulación en la exposición de motivaciones del texto documental.

La petición escrita elevada a una autoridad se podía llamar también “memorial” que era el escrito en que se pedía alguna gracia alegando méritos o motivos en que se fundamenta la razón. El “memorial” se usa frecuentemente en la documentación de Indias.

A partir del siglo XIII y en la cancillería pontificia, las súplicas dirigidas a Roma debían ponerse por escrito y redactarse de la manera que la Santa Sede marcaba. Es desde el siglo XV en que se transformaron en títulos por la aposición de la “signatura” que era una fórmula de otorgamiento que adoptaba diferentes fórmulas según la súplica que fuese.

El placet es la aprobación dada por una autoridad concediendo su aprobación.

·         La intercessio. Esta parte corresponde a la intervención de un tercero que, en caso de que hiciera falta, apoyaría la demanda. Si la intecessio se pone por escrito recibe el nombre de recomendación. Los intercesores acostumbraban a ser miembros de la familia real, altos dignatarios laicos y eclesiásticos, y funcionarios de la Administración. Estos, se encargaban de presentar la súplica del peticionario a quién debía de conceder la gracia.

En la documentación de Indias, en lugar de la intercessio, aparecerá el informe.

·         La interventio o consensos. La interventio o consensos es un asentimiento dado por quién está de acuerdo con una decisión a la que, legalmente, podía oponerse. Así, es la participación que tienen otras personas que por distintas causas dan su consentimiento al negocio jurídico. El poder intervenir se encuentra por primera vez en la alta Edad Media, en las confirmaciones de documentos de época anterior. Así, el rey pedía la intervención de terceras personas que daban su consentimiento o conformidad a la disposición real. Esta participación se irá institucionalizando llegándose a crear organismos consultivos permanentes.

En la cancillería castellana, un informe expresado en el margen de una petición remitida al rey se llamó “consulta” a partir del siglo XIV. De esta manera, se pone por escrito la participación de los intervinientes en la actio documental. También recibe el nombre de consulta el documento en que el individuo o institución transmitía al rey su consejo sobre el asunto que este le había encargado.

·         La testificatio. Esta es la lista de testigos que es el elemento del acto que contiene los nombres de los testigos del acto escrito y del acto jurídico que constatan la existencia del acto y dan su consentimiento. Se utilizan diferentes fórmulas como “viderunt et audierunt”, “qui firmaverunt”, por ejemplo. Estas fórmulas se abrevian y simplifican de esta manera: “Hii sunt testes…”, “huius rei testes sunt…”, “coram testibus…”. En la Edad Media es frecuente que los nombres de los testigos y sus signos estén escritos por el mismo notario.

En los documentos públicos, que actúan a título público, aparecen grandes oficiales que estuviesen o no presentes en la decisión del rey. En los documentos privados en ser la fuerza probatoria sobre el testimonio de personas presentes en la conclusión del contrato, su intervención era necesariamente.

La conscriptio es la fase de realización gráfica del documento y contiene diferentes fases: la iussio-rogatio, la imbreviatio, el mundum, el recognitio, el registratio, la validatio y el taxatio. Vamos a ver cada una de ellas:

·         El iussio-rogatio. El iussio es el mandato de un acto. Es la acción por la cual se da la orden de proceder al establecimiento del acto escrito, orden que puede ser dada de manera escrita o verbal y puede ser dada por el autor del acto jurídico o por una persona o institución en quién se confió la instrucción y delegó la decisión. La rogatio es el ruego de la instrumentación de un acto privado.

Existían diferentes fórmulas documentales para expedir el documento, como “qui hanc cartam fieri volui” o “fieri iussit” emitida por el autor o mediante el canciller.

·         Imbreviatio. La imbreviatio es un borrador del texto definitivo de la actio donde se ponía por escrito y con fórmulas jurídicas exactas para no dar lugar a interpretaciones ambiguas. Estos borradores era unas notas de las partes esenciales del contrato escritas en el dorso o en el margen del pergamino. Con el paso del tiempo estas notas se realizaron en un hoja aparte denominada “minuta”.

·         Mundum. Cuando la minuta ya estaba revisada, corregida y aprobada por todas las partes, se procedía a la puesta en limpio, realizando el ingrosar.

·         Recognitio. Esta fase correspondía a la revisión del documento una vez puesto en limpio y comprobado que todo era correcto. Aquí, un oficial de la chancillería se hacia responsable del documento y añade en el una señal figurativa con una colmena o una rúbrica.

·         Registratio. La registración es el procedimiento que consiste en transcribir sucesivamente el texto o el contenido de los actos a medida que son expedidos o recibidos. Se registraba el documento. Las transcripciones en un registro se hacían en diferentes momentos de la documentación sobre el documento original o sobre la minuta. Además, no siempre se registraban todos los documentos.

·         Validatio. La validatio o validación es un acto donde el documento recibe sus signos o marcas de autenticidad. Estas marcas junto a las indicaciones son las formas apuestas sobre el mundum. Otras marcas también son las de cancillería y los signos fiscales, situados en espacios secundarios del documento original, fuera de la vista del lector (bajo la plica, en los márgenes, al lado del sello o en dorso).

Además, existen las suscripciones que son fórmulas por las cuales las partes implicadas, testigos del acto, y el escriba marcan la participación que han tenido en el acto, manifestando su voluntad personal, su consentimiento y su presencia.

A menudo, los signos son cruces autógrafas que precede o acompaña a la suscripción, trazado por las personas que no sabían escribir. Tiempo después, el notario escribiría la palabra “signum” acompañando al lado el nombre de la persona. Otro signo de validación es el monograma (figura compuesta de letras dispuestas según un dibujo geométrico), la rota (figura de forma circular al pie de documentos solemnes), la signatura (marca personal autógrafa), sello de validación (sello que da garantía de autenticidad), entre otras.

·         Taxatio. La taxatio o tasación de los documentos es la operación por el cual se estimaban según las tarifas de cada cancillería la tasa que se tenía que pagar por el derecho de sello y otras tasas.

La traditio. Una vez se han hecho efectivos los pagos de las tasas los documentos eran entregados a sus destinatarios o a sus representantes legales.