La génesis documental se podría
definir brevemente como el proceso en diferentes fases de la vida activa del
documento. Así, el documento es consecuencia de un espacio de tiempo entre
diferentes fases: la actio (es el nacimiento del acto jurídico) y la conscriptio
(su puesta por escrito). Una última fase es la traditio (fin del proceso
de elaboración documental y entrega del documento). Estas fases las explicamos
a continuación.
La actio es un acto jurídico
donde se declara la voluntad por la cual una o varias personas pretender
suscitar, confirmar, modificar, entender los derechos y las obligaciones y a
crear un recurso si el derecho es amenazado. La actio está dividida en
cinco partes sin que existan unas más importantes que otras y sin ser necesario
que en cada acción jurídica tengan lugar todas ellas. Las partes de la actio
son:
·
Petitio. La petitio es la petición
puesta por escrito o realizada de manera oral, presentada y dirigida a una
autoridad por el futuro beneficiario de un acto o por su representante legal
para que se realice en su favor una decisión. Si la petitio nace como
consecuencia de una petición por parte de una de las partes interesadas, esta
puede reflejarse en la redacción del documento en la formulación en la
exposición de motivaciones del texto documental.
La petición escrita
elevada a una autoridad se podía llamar también “memorial” que era el escrito
en que se pedía alguna gracia alegando méritos o motivos en que se fundamenta
la razón. El “memorial” se usa frecuentemente en la documentación de Indias.
A partir del siglo XIII y
en la cancillería pontificia, las súplicas dirigidas a Roma debían ponerse por
escrito y redactarse de la manera que la Santa
Sede
El placet es la aprobación
dada por una autoridad concediendo su aprobación.
·
La
intercessio. Esta parte corresponde a la intervención de un tercero que,
en caso de que hiciera falta, apoyaría la demanda. Si la intecessio se
pone por escrito recibe el nombre de recomendación. Los intercesores
acostumbraban a ser miembros de la familia real, altos dignatarios laicos y
eclesiásticos, y funcionarios de la Administración.
Estos
En la documentación de
Indias, en lugar de la intercessio, aparecerá el informe.
·
La
interventio o consensos. La interventio o consensos es un asentimiento dado por
quién está de acuerdo con una decisión a la que, legalmente, podía oponerse. Así,
es la participación que tienen otras personas que por distintas causas dan su
consentimiento al negocio jurídico. El poder intervenir se encuentra por
primera vez en la alta Edad Media, en las confirmaciones de documentos de época
anterior. Así, el rey pedía la intervención de terceras personas que daban su
consentimiento o conformidad a la disposición real. Esta participación se irá
institucionalizando llegándose a crear organismos consultivos permanentes.
En la cancillería
castellana, un informe expresado en el margen de una petición remitida al rey
se llamó “consulta” a partir del siglo XIV. De esta manera, se pone por escrito
la participación de los intervinientes en la actio documental. También
recibe el nombre de consulta el documento en que el individuo o institución transmitía
al rey su consejo sobre el asunto que este le había encargado.
·
La
testificatio. Esta es la lista de testigos que es el elemento del acto
que contiene los nombres de los testigos del acto escrito y del acto jurídico
que constatan la existencia del acto y dan su consentimiento. Se utilizan
diferentes fórmulas como “viderunt et audierunt”, “qui firmaverunt”,
por ejemplo. Estas fórmulas se abrevian y simplifican de esta manera: “Hii
sunt testes…”, “huius rei testes sunt…”, “coram testibus…”.
En la Edad Media
En los documentos
públicos, que actúan a título público, aparecen grandes oficiales que
estuviesen o no presentes en la decisión del rey. En los documentos privados en
ser la fuerza probatoria sobre el testimonio de personas presentes en la
conclusión del contrato, su intervención era necesariamente.
La conscriptio es la fase de
realización gráfica del documento y contiene diferentes fases: la iussio-rogatio,
la imbreviatio, el mundum, el recognitio, el registratio,
la validatio y el taxatio. Vamos a ver cada una de ellas:
·
El
iussio-rogatio. El iussio es el mandato de un acto. Es la acción
por la cual se da la orden de proceder al establecimiento del acto escrito,
orden que puede ser dada de manera escrita o verbal y puede ser dada por el
autor del acto jurídico o por una persona o institución en quién se confió la
instrucción y delegó la decisión. La rogatio es el ruego de la
instrumentación de un acto privado.
Existían diferentes
fórmulas documentales para expedir el documento, como “qui hanc cartam fieri
volui” o “fieri iussit” emitida por el autor o mediante el
canciller.
·
Imbreviatio. La imbreviatio es un borrador
del texto definitivo de la actio donde se ponía por escrito y con
fórmulas jurídicas exactas para no dar lugar a interpretaciones ambiguas. Estos
borradores era unas notas de las partes esenciales del contrato escritas en el
dorso o en el margen del pergamino. Con el paso del tiempo estas notas se
realizaron en un hoja aparte denominada “minuta”.
·
Mundum. Cuando la minuta ya estaba revisada,
corregida y aprobada por todas las partes, se procedía a la puesta en limpio,
realizando el ingrosar.
·
Recognitio. Esta fase correspondía a la revisión
del documento una vez puesto en limpio y comprobado que todo era correcto.
Aquí, un oficial de la chancillería se hacia responsable del documento y añade
en el una señal figurativa con una colmena o una rúbrica.
·
Registratio.
La registración es el
procedimiento que consiste en transcribir sucesivamente el texto o el contenido
de los actos a medida que son expedidos o recibidos. Se registraba el
documento. Las transcripciones en un registro se hacían en diferentes momentos
de la documentación sobre el documento original o sobre la minuta. Además, no
siempre se registraban todos los documentos.
·
Validatio. La validatio o validación es
un acto donde el documento recibe sus signos o marcas de autenticidad. Estas
marcas junto a las indicaciones son las formas apuestas sobre el mundum.
Otras marcas también son las de cancillería y los signos fiscales, situados en
espacios secundarios del documento original, fuera de la vista del lector (bajo
la plica, en los márgenes, al lado del sello o en dorso).
Además, existen las suscripciones
que son fórmulas por las cuales las partes implicadas, testigos del acto, y el
escriba marcan la participación que han tenido en el acto, manifestando su
voluntad personal, su consentimiento y su presencia.
A menudo, los signos son
cruces autógrafas que precede o acompaña a la suscripción, trazado por las
personas que no sabían escribir. Tiempo después, el notario escribiría la
palabra “signum” acompañando al lado el nombre de la persona. Otro signo
de validación es el monograma (figura compuesta de letras dispuestas según un
dibujo geométrico), la rota (figura de forma circular al pie de documentos
solemnes), la signatura (marca personal autógrafa), sello de validación (sello
que da garantía de autenticidad), entre otras.
·
Taxatio. La taxatio o tasación de los
documentos es la operación por el cual se estimaban según las tarifas de cada
cancillería la tasa que se tenía que pagar por el derecho de sello y otras
tasas.
La traditio. Una vez se han
hecho efectivos los pagos de las tasas los documentos eran entregados a sus
destinatarios o a sus representantes legales.
